Jangan Pandang Sebelah Mata Peran Tata Usaha Sekolah?

Seberapa besarkah peranannya dalam sekolah? Dan apa sajakah fungsi dan tugas mereka disekolah? Itulah mungkin pertanyaan-pertanyaan yang keluar bagi orang yang belum begitu kenal dengan tata usaha sekolah atau yang kita sebut dengan TU (dibaca: Te-U).
Untuk ini saya khususkan tentang TU Sekolah Menengah Pertama (SMP). Sebagai seorang TU, saya ingin mencoba mengangkat dinamika kehidupan tata usaha dari pantauan kesehariannya.

 

Staff TU yang ada di indonesia tampaknya berbeda dengan staff tu yang ada di UK. Disini untuk urusan administrasi mereka dibagi menjadi 4 bagian; school assistant, clerical assistant, finance assistant dan general assistant (sumber: Nansen School, Birm, 2001). Mereka bukan ditunjuk oleh pemerintah (karena sekolah mempunyai wewenang dan otonomi sendiri). Mereka masuk bekerja disekolah didasarkan pada professionalisme mereka. Sebelum bekerja disekolah mereka harus mendapatkan skill dan pengetahuan yang cukup untuk kerja mereka. Oleh karena itu pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan mereka bekerja pada disiplin ilmu mereka masing-masing.

 

Hal ini agak berbeda dengan TU yang ada di Indonesia. semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrastruktur sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat.

 

Staff TU tidak bekerja sesuai dengan disiplin ilmu mereka, Kenapa? Karena banyak alasan untuk itu. Yang paling mendasar adalah, mereka hanya sebagian besar- mungkin hampir semuanya- lulusan dari SMA atau sedikit yang dari Sekolah Kejuruan. Jarang diantara mereka mengikuti pendidikan lanjutan dan disekolahkan oleh pemerintah untuk meng-up grade professionalisme mereka. Pertanyaanya adalah, dengan faktor-faktor pembatas seperti itu apakah kerja-kerja bidang administrasi di sekolah kita dapat berjalan maksimal?

 

Hal-hal seperti in memang layak menjadi sorotan bagi pemerhati masalah pendidikan dan ketenaga kerjaan. Sebab, selama ini yang disorot adalah guru dan permasalahannya, juga kepala sekolah dan pelajar, tapi untuk TU sekolah apakah kita semua sudah cukup memberikan perhatian atas apa yang telah berhasil mereka kerjakan ataupun apa yang belum mereka lakukan. Sungguh suatu hal yang bijak kalau kita semua mau melihat sisi dalam dari sekolah yang bukan hanya untuk guru dan kepala sekolah, tapi juga TU yang selama ini berjuang “dibelakang meja” untuk kepentingan sekolah.

Itulah sekelumit tentang TU SMP dan mungkin juga TU sekolah lanjutan lainnya yang bisa saya sampaikan, ini merupakan awal yang saya harap Bapak-Bapak yang berkecimpung dalam dunia pendidikan mempunyai respon tentang masalah ini.

 

Menyoal Mutu Pegawai TU Sekolah A successful team is a group of many hands but of one mind Berbagai upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan terus dilakukan pemerintah. Menurut Fasli Jalal (2001:110) setidaknya ada empat aspek penting yang tengah menjadi program pemerintah dalam upaya peningkatan mutu pendidikan, yaitu aspek kurikulum, tenaga kependidikan, sarana pendidikan, dan kepemimpinan satuan pendidikan.

Di samping itu, dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan, pemerintah melalui menteri Pendidikan Nasional juga telah mencanangkan “gerakan peningkatan mutu pendidikan” pada tanggal 2 Mei 2002. Gerakan ini dimaksudkan untuk memacu percepatan peningkatan mutu pendidikan nasional yang tengah terpuruk. Namun tanpa bermaksud mengurangi penghargaan terhadap hasil yang telah diperoleh melalui upaya peningkatan mutu pendidikan tersebut, agaknya patut diakui bahwa upaya peningkatan mutu pendidikan kita belum membuahkan hasil yang terlalu menggembirakan.

Di tingkat sekolah, upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan ternyata masih banyak menemukan kendala-kendala yang harus segera dicarikan jalan keluarnya. Di antara kendala tersebut yang sepertinya luput dari pantauan banyak orang ialah masalah mutu pegawai tata usaha (TU) sekolah yang belum memberikan kontribusi yang signifikan terhadap peningkatan mutu pendidikan. Disadari atau tidak, mutu pegawai tata usaha sekolah merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi mutu sebuah sekolah. Tapi patut disayangkan, upaya peningkatan mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah kelihatannya kurang mendapat perhatian.Memang harus diakui bahwa kunci utama peningkatan mutu pendidikan di sebuah sekolah adalah guru. Tanpa didukung oleh mutu guru yang baik upaya peningkatan mutu pendidikan akan menjadi hampa, sekalipun didukung oleh komponen lainnya yang memadai. Karenanya tentu sangat beralasan bila pemerintah saat ini lebih memfokuskan peningkatan mutu guru sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan. Apalagi kondisi saat ini sangat menuntut perlunya keseriusan untuk meningkatkan mutu guru.

Namun sekalipun prioritas utama sekarang ini tengah diberikan pada upaya peningkatan mutu guru, pemerintah tentu juga harus menolehkan perhatian pada upaya peningkatan mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah. Sebagai sebuah sistem, sekolah juga terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi antara yang satu dengan yang lainnya. Apabila ada satu komponen saja yang “error”, maka sistem sekolah juga akan turut “error”. Dalam realitasnya memang tidak jarang sistem sebuah sekolah menjadi “bermasalah” karena faktor mutu dan kinerja pegawai tata usaha yang (maaf) kurang kompeten.

Walaupun hubungan antara mutu pendidikan sebuah sekolah dengan mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah merupakan hubungan yang bersifat tidak langsung, namun harus diakui (sekalipun tidak dilengkapi dengan data hasil penelitian) bahwa mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah turut mempengaruhi mutu pendidikan sebuah sekolah. Karenanya, upaya peningkatan mutu pendidikan juga harus menyentuh peningkatan mutu dan kinerja kepala dan pegawai tata usaha sekolah agar mereka bisa memberikan kontribusi yang lebih besar bagi peningkatan mutu pendidikan di sebuah sekolah.

Mutu dan Kinerja Pegawai TU Sekolah Rendah?

Tulisan ini sebenarnya tidak dimaksudkan untuk menghakimi apalagi menvonis mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah. Untuk menilai mutu dan kinerja sebuah profesi yang dilakoni banyak orang ini tentu selayaknya menggunakan data-data ilmiah yang lebih objektif. Jika penulis berasumsi bahwa mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah masih rendah, itu hanyalah pendapat pribadi yang didasari oleh pengamatan penulis dari beberapa contoh kasus yang ada di sekitar lingkungan penulis. Sekalipun penulis berkeyakinan bahwa di sekolah lain nasibnya juga tidak akan terlalu jauh berbeda dengan contoh kasus yang penulis amati.

Ada beberapa indikator yang menunjukkan bahwa mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah masih rendah, yaitu : pertama, masih banyak pegawai tata usaha sekolah yang tidak (belum?) mempunyai kemampuan, kecakapan atau keahlian yang memadai untuk mengerjakan tugas-tugas mereka (yang wajib apalagi yang sunat) dengan performa yang baik dan memuaskan. Contoh paling sederhana ialah masih sangat banyaknya pegawai tata usaha sekolah (mungkin juga termasuk kepala tata usaha) yang belum bisa mengoperasikan komputer dengan baik untuk urusan administrasi tata usaha sekolah. Padahal hampir seluruh administrasi sekolah saat ini menggunakan komputer. Selain itu, di bidang-bidang lain juga terlihat masih banyak kesemrautan kerja tata usaha sekolah seperti pengarsipan surat yang tidak tertata rapi, surat masuk dan keluar sering hilang, data-data sekolah banyak yang tidak lengkap dan tidak ada, dan kalaupun ada banyak yang tidak up to date.

Bila melirik pula ke perpustakaan yang juga menjadi bagian tugas dari tata usaha, “wajah” pustaka juga belum banyak mencerminkan sebuah perpustakaan yang telah mendapat sentuhan dari tangan-tangan pegawai yang profesional. Padahal ini semua sebenarnya barulah pekerjaan yang bersifat “melaksanakan”. Dan tentu bisa dibayangkan bila melaksanakan saja kurang beres, apalagi “merencanakan”. Jangankan disuruh membuat proposal maupun laporan kegiatan, sedangkan membuat konsep sehelai surat yang tidak ada contohnyapun terkadang tidak bisa. Padahal di setiap kegiatan sekolah (yang ada SK Panitia dan tentu juga ada honornya) selalu yang menjadi sekretaris adalah kepala tata usaha.

Kedua, masih rendahnya disiplin, loyalitas dan tanggung jawab pegawai tata usaha sekolah dalam menjalankan tugas-tugas mereka sebagai pegawai tata usaha sekolah. Ketaatan sebagian mereka barulah sekedar ketika ada kepala sekolah. Bila kepala sekolah tidak ada atau keluar karena suatu keperluan, maka para pegawaipun juga akan menghilang satu persatu. Dan yang lebih ironisnya lagi ternyata ada pegawai tata usaha yang “berani” datang kesekolah hanya beberapa hari sebelum dan sesudah tanggal baru, sekedar untuk mengambil “sisa gaji’.

Ketiga, masih belum tercerminnya pelayanan prima yang diberikan kepada siswa, orang tua, dan masyarakat. Banyak orang tua, siswa ataupun warga masyarakat yang berurusan kurang dilayani dengan penuh keramahan, penuh perhatian, cepat, tepat, mudah dan tidak berbelit-belit. Terkadang kala ternyata untuk mengurus surat pindah maupun surat keterangan saja harus “batele-tele”. Dan yang lebih parahnya lagi kadang-kadang harus pakai “tanda terimakasih” pula.

Keempat, masih belum nampaknya kecerdasan emosional, spritual, dan bahkan juga kecerdasan intelektual pegawai tata usaha sekolah dalam memecahkan berbaga permasalahan serta dalam berinteraksi di lingkungan sekolah. Masih banyak pegawai tata usaha yang justru lebih banyak menghabiskan waktunya untuk bergunjing ketimbang untuk menorehkan prestasi kerja yang lebih baik. Bahkan tidak jarang kebiasaan bergunjing ini menjadi “api” yang menyebabkan permusuhan di dalam komunitas lingkungan sekolah. Ini semua tentu semakin memperjelas betapa (sebagian besar/kecil?) pegawai tata usaha sekolah belum memperlihatkan mutu dan kinerja yang memuaskan.

Pegawai Tata Usaha Sekolah Masa Depan

Masa depan sebuah sekolah sebagian besar ditentukan oleh orang-orang yang ada di sebuah lingkungan sekolah. Untuk meraih masa depan sekolah yang lebih baik, seyogyanya setiap personalia sekolah saling bersinergi, bekerjasama dan sama-sama bekerja dengan penuh keikhlasan untuk mewujudkan masa depan sekolah yang lebih baik, lebih mencerahkan dan lebih mencerdaskan kehidupan bangsa.

Penempatan pegawai tata usaha sekolah ke depan seharusnya benar-benar mempertimbangkan mutu, kemampuan, kecakapan, atau keahlian yang memadai untuk melaksanakan tugas mereka di bidangnya masing-masing. Diharapkan ke depan pegawai tata usaha sekolah benar-benar tenaga profesional di bidangnya, seperti profesional di bidang manajemen perpustakaan, profesional di bidang manajemen keuangan sekolah, profesional di bidang kearsipan, profesional di bidang teknologi informatika komputer. Dan penempatan tenaga profesional di lingkungan tata usaha sekolah ini seyogyanya mengacu pada prinsip the righ man on the righ job.

Ini berarti untuk menjadi pegawai TU sekolah yang profesional dan berkontribusi positif terhadap peningkatan mutu pendidikan tidak cukup lagi hanya dengan mengandalkan ijazah SMA. Tanpa bermaksud mengurangi penghargaan terhadap segmen ini, tentunya sangat tidak adil menempatkan pegawai TU sekolah yang rata-rata Cuma berijazah SMA sementara mereka dituntut harus serba bisa dalam segala persoalan “tetek bengek” tata usaha sekolah. Padahal tugas-tugas TU sekolah semakin hari semakin kompleks dan semakin membutuhkan orang-orang yang betul-betul trampil dan profesional.

Dengan adanya penempatan tenaga profesional untuk menjadi pegawai tata usaha sekolah, diharapkan setiap komponen yang ada di sekolah akan mampu mengoptimalkan kinerja mereka masing-masing. Peran “ganda” yang selama ini banyak dimainkan guru diharapkan akan segera berakhir. Bila guru tidak ada lagi yang overlape, maka tentu guru akan lebih bisa mengoptimalkan kemampuannya untuk memacu peningkatan mutu pendidikan. Sekalipun di sisi lain harus diminta kerelaan guru yang memainkan peran ganda tersebut untuk melepas sebagian “lobang pintu masuk” mereka.

Di samping itu, dengan adanya tenaga profesional di lingkungan pegawai tata usaha sekolah diharapkan dapat semakin memacu peningkatan mutu manajamen sekolah. Apalagi dalam perspektif manajemen berbasis sekolah semakin menuntut tersedianya pegawai tata usaha sekolah yang benar-benar mampu berkontribusi positif dalam peningkatan mutu sekolah. Belajar dari pengalaman yang ada, ternyata cukup banyak sekolah yang dikelola dengan manajemen “tukang sate” yang berakibat terjadinya penumpukan pekerjaan sekaligus tanggung jawab pada seorang individu saja ( one man show ). Kesalahan ini tentu tidak bisa disebut murni kesalahan kepala sekolah semata, tetapi di dalamnya juga include faktor ketidakberdayaan kepala dan pegawai tata usaha sekolah untuk memainkan peran mereka masing-masing.

Selain memiliki kemampuan, keahlian atau kecakapan yang memadai, yang tidak kalah pentingnya ialah pegawai TU sekolah di masa depan harus memiliki visi dan komitmen yang kuat untuk turut memajukan dunia pendidikan. Sekolah di samping menjadi “lahan penghidupan” juga harus dipandang sebagai lahan untuk beramal. Sehingga setiap pekerjaan tidak harus selalu diukur dengan materi yang akan diterima. Seyogyanya prinsip hidup “berbuat dan memberikan yang terbaik” menjadi budaya setiap individu di lingkungan sekolah. Ini juga berarti pegawai TU sekolah juga harus memiliki kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial di samping kompetensi profesional. Semoga !

JALAN KELUAR PENYELESAIAN

Memperbaiki kualitas keterampilan kerja Tata Usaha,  sangat baik sebagai penyelesaiannya. Namun sebetulnya yang efektif adalah bagaimana pemerintah membuat semacam buku petunjuk besar petunjuk pelaksanaan kerja Tata Usaha. Dalam buku ini mencakup semua bagian pekerjaan dalam Tata Usaha, termasuk contoh persuratan, organisasi. Dengan cara ini maka staf Tata Usaha dapat bekerja sambil belajar. maka solusi ini dapat menjadi solusi yang efektif dan efisien.

Dan tentunya semua itu dapat berjalan dengan baik jika pihak pemimpin sekolah, dalam hal ini kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah mampu bekerja sama dan berfungsi sesuai dengan tanggung jawabnya, termasuk menyelesaikan permasalahan konflik yang mungkin terjadi.

Dan yang terpenting adalah tidak perlu ada saling menyalahkan tugas dan pekerjaan antara Guru dan Tata Usaha, karena seberapa besar kesalahannya harus disikapi dengan arif, mengingat antara Tata Usaha dan Guru adalah sama – sama berjuang untuk memajukan pendidikan sekolah. (Walupun perhatian pemerintah saat ini lebih berfokus kepada Guru)